Hur smarta möten har du?

Hur ofta hör du arbetskamrater klaga över att det är för mycket möten? Och hur ofta klagar du själv över det? Men det är inte säker att det stämmer. Faktum är att ni kanske har för få möten. Men alldeles för många som inte är smarta möten.

Motsatsen till smarta möten

Handen på hjärtat, hur ofta har du läst protokollet från det förra mötet när du går på ett uppföljande möte? Risken är överhängande att det inte är särskilt ofta. Du har inte hunnit, du har lite lätt överrumplat kollat i kalendern och insett att det visst är ett möte om Projekt X efter lunch. Eller så fanns det inte ens ett mötesprotokoll som tydligt angav vad som skulle göras, vem som skulle göra det och när det skulle vara klart.
Så du går dit och sätter dig. Tänker att du måste närvara för du är ju inbjuden.
Men vad blir det för resultat av det mötet? Du har ingen aning om vad ni sa förra gången, vad som bestämdes. Vad som skulle vara gjort till det här mötet. Eller vad mötet ens handlar om.
Risken är också stor att många av de andra deltagarna har gjort precis som du. Vilket får till följd att ni måste ägna halva mötet åt att rekapitulera vad som sagts. Inte särskilt effektivt. Men förvånansvärt vanligt.
I Svenska Mötens undersökning från 2017 var det bara hälften som tyckte att mötena de deltog i var väl förberedda och att tiden användes effektivt. Inte konstigt kanske att 50 procent ansåg att tiden de deltog i möten inte var väl använd. *

Förväxla inte syfte med mål

Många klagar på att det är på tok för mycket möten. Smutskastar dem. Vilket i och för sig ofta beror på att det är en vedertagen ursäkt att skylla på för många möten för att förklara varför man inte gjort det man lovat att göra.
Men ärligt talat, vad skulle du göra i stället? Hur skulle du få input och stämma av hur arbetet fortskrider? Möten är oerhört viktiga. Det är få verksamheter där medarbetarna inte arbetar i team, vilket gör det nödvändigt att med jämna mellanrum sätta sig ner och diskutera. Lägga upp en plan, bestämma vad som ska göras och av vem. Och när det ska vara klart. Eller att gemensamt lösa ett problem, hitta en strategi.
Problemet är alltså inte mötena, utan hur de genomförs. Bristen på en tydlig struktur och agenda.
Det första du måste göra är alltså att tydligt formulera målet med mötet. Vad ska det resultera i? Vilket inte ska förväxlas med syftet med mötet. Syftet är att vi ska diskutera hur vi tar nästa steg. Målet med mötet är att vi ska ta fram fem konkreta actions, vi ska ha tydliga smarta mål för dem, vi ska ha satt tydliga deadlines och ha utsett de personer som ansvarar för att respektive punkt blir genomförd.

Några bra grundregler för smarta möten

Titta i din kalender och se vilka möten som ligger framför dig så att du hinner förbereda dig. Läs igenom vad som beslutats tidigare och stäm av med dig själv vad du måste ha gjort till mötet. Om det inte finns en agenda där det tydligt framgår vad målet med mötet är, exakt vilka frågor som ska diskuteras och vad det ska resultera i bör du kontakta den som sammankallat och höra efter. Är det ett arbetsmöte eller mest någon som ville sitta ner och prata lite? Och behöver du ens vara med? Kanske är du kallad som en stand-by person, för att det eventuellt kan vara bra att du är med.
Att säga att du inte har tid med fler möten är som att säga att du inte har mer tid att lägga på träning. Men om du ska slå världsrekordet måste du uppenbarligen göra något mer än du gör nu. Lösningen är inte att träna mer, utan att träna annorlunda. Eller, i det här fallet, förändra hur ni har möten.
Hör gärna av dig om du vill ha ett smart möte om hur ni får smarta möten. Det tar inte mer än en kvart.

* Webbundersökning genomförd 2017 av Norstat på uppdrag av Svenska Möten. Totalt tillfrågades 1074 yrkesarbetande tjänstemän i svenska organisationer med minst 20 anställda.