Deadlines eller perhapslines?

Halvårsskiftet närmar sig och snart dags för semester för många. Det där löftet om att levererar innan semestern börjar krypa obehagligt närmare och ordet deadline kommer upp på näthinnan. På Qeep ser vi deadlines som något mycket viktigt. Men vad är det som händer egentligen när man gång på gång misslyckas med att hålla dem?

Hos olika organisationer har man olika syn på deadlines, som vi uttrycker det i vår diskussionsgrupp på LinkedIn:  – Arbetar ni med “perhapslines” eller “I-hope-lines”? https://www.linkedin.com/company/130062/admin/

Är det egentligen så farligt att missa några deadlines då? Forskning visar att följande sker när deadlines bryts:

Vi tappar motivationen

I slutet av förra seklet observerade forskare att ju mindre distansen är till målet, ju större är motivationen och fokus på målet. Oavsett om du är en säljare som försöker nå ett säljmål, eller en råtta som springer genom en tunnel för att få en bit ost, gäller följande – Ju närmare du kommer målet, desto mer intensiv blir din ansträngning för att uppnå det.

Psykologer kallar denna till stor del omedvetna mekanism “Goal Looms Larger Effect”, vilket innebär att ju närmare du befinner dig mållinjen, desto större plats tar målet i ditt sinne – desto mer påverkar det ditt tänkande, och drar nytta av din uppmärksamhet.

Det som händer när du skjuter på en deadline är att du sätter större distans mellan dig själv och slutmålet. Priset är försämrad motivation och rätt snart tar mer akuta mål och deadlines upp plats i dina tankar och stjäl din uppmärksamhet och fokus så att det ursprungliga målet faller i skymundan och glömska. Likaså motivationen att nå detta mål med ett så bra resultat som möjligt.

Vi förhalar

För varje år som går är det fler som deklarerar i sista sekund. Men vad har vi att tacka för denna trend? E-deklarationer?

PRECIS – nu när det är snabbare och enklare att lämna våra skattedeklarationer, eller ansöka om uppskov, väntar vi ännu längre med att göra det. E-deklaration avlastar, så det är lättare för dem med en tendens att förhala att skjuta upp det.

“Men det är ok, eftersom jag jobbar bättre under press” säger förhalaren. Kanske har du hört detta i anslutning till något annat än just deklarationen?

Det är inte sant. Ingen gör det. Psykologerna säger att det arbete du utför under press sällan hör till det bästa, eftersom uttrycket bara är ett annat sätt att säga; “Jag hinner knappt avsluta det jag gör”.

Hur kan mindre tid att hjälpa dig att göra ett bättre jobb? Det är som att hävda att du är mer utvilad om du tar dig färre timmar att sova.

När du är en förhalare, arbetar du eftersom det finns press. Utan press jobbar du inte.

Just därför är det förödande att låta förhalare skjuta på deadlines, men det är å andra sidan alltid dessa som ber om uppskov.

Vi är tidsoptimister

Psykologer kallar detta för “planning fallacy” – en ständig oförmåga att bedöma hur lång tid något egentligen tar.

Det kan bero på flera saker:

Först och främst – vi bortser helt och totalt från våra egna tidigare erfarenheter kring planering och hur lång tid saker tar.

För det andra bortser vi från det faktum att allt kanske inte går helt friktionsfritt och smidigt. Även när vi planerar, så planerar vi för ett “i-bästa-fall”-scenario, trots att livet har lärt oss att så sällan blir fallet.

Slutligen, vi förbiser alla små delmoment som tar upp en massa tid. Som när vi ska uppskatta hur lång tid det tar att måla ett rum ser vi snabbt framför oss när vi står där med en roller och täcker stora ytor fort, men vi ser inte all tid med maskeringstejp, övertäckandet av möbler och inhandlandet av en ny rulle skyddspapp, för att du glömt bort vart du lagt den halva rullen som fanns kvar sedan sist du målade om.

Hur man gör nytta av en utökad tidsfrist?

Om vi vill lösa problem 1 och 2 – hålla motivationen hög och hålla trycket på förhalarna – måste vi hitta sätt att förkorta avståndet mellan där vi är nu och vart vi vill komma.

Den mest effektiva lösningen är att införa tillfälliga tidsfrister och effektivt bryta upp ett större mål i mindre delmål som strategiskt placeras i tidsschemat. Dessa tidsfrister måste vara meningsfulla och fungerar endast under förutsättningen att alla är införstådda med att om det inte är någon “big deal” att missa deadline – då är det inte en riktig deadline.

Forskning av Dan Ariely och Klaus Wertenbroch tyder på att många av oss förstår detta.

I en studie hade en klass studenter uppgiften att lämna in tre uppsatser någon gång under pågående termin så långe som det blev innan årsslutet. Endast 27 % av dem valde att lämna in alla tre på den sista dagen – de flesta etablerade tidigare deadlines för en eller flera av uppsatserna frivilligt och detta sammanföll även med att denna grupp fick högre betyg på sitt arbete.

För att lösa den tredje problemsituationen måste du vara väldigt självmedveten när det gäller projektplanering:

• Överväg hur lång tid det har tagit att slutföra liknande projekt tidigare
• Försök identifiera de sätt på vilket planeringen kan spricka
• Bryt ner projektet i flera delar – Skriv ut alla steg du behöver ta för att få det gjort, och uppskatta den tid som krävs för att slutföra varje steg

Samtidigt måste alla parter i en organisation hela tiden diskutera konsekvenserna för missade deadlines.

Träning i hantering av deadlines

Ledningen i en grupp eller organisation måste träna både sig själva och sin organisation i hanteringen av deadlines och coacha de som är mindre bra på just detta – precis den typ av träning och coachning som Qeep utför hos våra partners.

Vad tycker du? Är deadlines en big deal i ditt företag? Delta gärna i diskussionen på LinkedIn.